Donc, vous avez été chargé de créer un appel d’offres pour les médias sociaux. Ces questionnaires jettent les bases d’un partenariat réussi avec une agence ou un fournisseur. Mais, comme tous les documents officiels, leur création peut être stressante.
Heureusement, vous n’avez pas besoin de repartir de zéro. Il existe plusieurs modèles que vous pouvez utiliser pour vous guider tout au long du processus, y compris le nôtre. Tout ce que vous avez à faire est de vous aligner sur votre projet et vos objectifs. Après cela, il s’agit simplement de faire quelques ajustements.
Continuez à lire pour une ventilation de ce qui fait un bon appel d’offres. Vous passerez au crible les propositions en un rien de temps.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres sur les réseaux sociaux ?
Une demande de proposition (RFP) sur les médias sociaux est un questionnaire formel utilisé pour recueillir des propositions de services ou de logiciels. Ces documents aident les spécialistes du marketing à prendre la meilleure décision possible sur les partenaires avec lesquels s’associer.
Choisir un logiciel ou un fournisseur de services peut être une décision à enjeux élevés. Une fois qu’un contrat est signé, il y a peu de place pour revenir en arrière ou apporter des modifications. Les appels d’offres donnent aux spécialistes du marketing la liberté de magasiner, leur permettant de faire le meilleur choix possible pour leur entreprise.
Quelle est la différence entre un appel d’offres pour une agence de médias sociaux et un appel d’offres pour un logiciel de médias sociaux ?
Il existe deux types d’appels d’offres sur les réseaux sociaux : les appels d’offres d’agences et les appels d’offres de logiciels.
- Appels d’offres pour les agences de médias sociaux sont utilisés pour évaluer comment une agence pourrait aborder votre besoin spécifique. Ces questionnaires se concentrent sur les informations axées sur un projet et les qualifications des soumissionnaires.
- Appels d’offres de logiciels de médias sociaux sont utilisés pour évaluer si un fournisseur de logiciels peut ou non répondre aux besoins de votre organisation. Ces questionnaires se concentrent sur les capacités logicielles, la gouvernance des données, les feuilles de route des produits et les informations sur les fournisseurs.
Les deux documents recueillent des informations standard : profils d’entreprise, termes des accords et informations de paiement. Pour la plupart, c’est là que s’arrêtent les similitudes. La nature technique des appels d’offres logiciels leur permet d’être plus précis. Cependant, les appels d’offres des agences de médias sociaux varient en fonction de votre projet ou des besoins de votre entreprise.
Les agences de marketing des médias sociaux offrent généralement une variété de services. Ils peuvent aller de la gestion continue des médias sociaux à l’élaboration d’une stratégie ponctuelle. Les besoins de votre entreprise peuvent avoir une incidence sur la structure globale de l’appel d’offres. Par conséquent, cette structure peut affecter la qualité des propositions que vous recevez.
Pourquoi devriez-vous utiliser un appel d’offres sur les réseaux sociaux ?
Les appels d’offres sur les réseaux sociaux peuvent prendre du temps à créer, mais ils compensent largement cela en valeur. En fait, ils vous font gagner du temps à long terme.
Un appel d’offres détaillé vous permet de démarrer votre processus de sélection de fournisseurs. Il couvre toutes les questions de fond, vous permettant de vous concentrer sur des éléments d’ensemble. Si vous n’êtes toujours pas convaincu, voici quelques raisons supplémentaires d’utiliser un appel d’offres sur les réseaux sociaux :
Pour décrire les besoins spécifiques du projet
Avant de pouvoir externaliser vos besoins en marketing sur les réseaux sociaux, vous devez vous poser les questions difficiles.
Votre équipe partage-t-elle la même vision et les mêmes objectifs pour le projet ?
Êtes-vous d’accord sur les critères de sélection des agences ?
Avez-vous identifié toutes les informations dont une agence pourrait avoir besoin pour démarrer ?
Ne présumez pas que toutes vos parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. La rédaction d’un appel d’offres crée une occasion indispensable de discuter des détails du projet en équipe. Prendre soin de cela avant d’approcher une agence peut vous faire économiser du temps et de l’argent.
Pour inviter les agences et les fournisseurs à présenter des propositions
Trouver la bonne agence demande beaucoup de travail. Les phases de recherche, de sensibilisation et d’introduction peuvent prolonger votre temps de contrat de plusieurs semaines.
Un appel d’offres sur les réseaux sociaux invite les fournisseurs à vous présenter des arguments, réduisant ce délai à quelque chose de plus gérable. Lorsque vous aurez enfin fixé un moment pour vous rencontrer, vous pourrez vous plonger directement dans les solutions proposées.
Pour avoir plusieurs points de vue sur votre projet
Lorsque vous choisissez une agence ou un fournisseur, vous choisissez une extension de votre équipe. Vous n’embaucheriez pas un nouvel employé sans avoir d’abord interviewé au moins quelques candidats. Vous devez filtrer les autres candidats pour garder les choses au-dessus du tableau. Il en va de même pour le processus de sélection de votre agence.
Les demandes de propositions sont un élément clé du maintien de processus transparents et équitables. Ils aident également à garantir que vous faites le meilleur choix pour votre projet spécifique. En donnant à plusieurs fournisseurs une chance équitable d’enchérir, vous accédez à une variété d’approches sur la façon d’aborder la tâche à accomplir.
Tout ce que vous avez à faire est de choisir celui qui correspond le mieux à votre vision.
Qu’est-ce qui est inclus dans un modèle d’appel d’offres pour les médias sociaux ?
Il existe de nombreux modèles de RFP marketing disponibles. Cela dit, tous les besoins marketing ne sont pas créés égaux. Au lieu d’adapter un modèle polyvalent aux besoins de votre projet, commencez par un modèle spécifique aux réseaux sociaux.
Téléchargez le modèle de demande de propositions pour les médias sociaux
Cela vous donnera le cadre d’un appel d’offres solide. Voici ce dont vous avez besoin pour en faire quelque chose de génial :
Le profil de votre entreprise
Considérez cela comme la section « À propos de nous » de votre demande de propositions. Il n’est pas nécessaire que ce soit un compte rendu détaillé de l’histoire de votre entreprise. Il doit simplement donner aux entrepreneurs une idée de ce que fait votre entreprise et des personnes qu’elle essaie d’atteindre.
Donnez-leur suffisamment d’informations pour faire leurs propres recherches indépendantes. Incluez des informations sur votre mission, vos valeurs, votre profil client moyen et votre secteur d’activité.
Aperçu des médias sociaux
C’est ici que vous pouvez fournir des détails sur votre stratégie sociale et vos performances. Incluez des liens vers tous les comptes existants, actifs et inactifs. De plus, vous souhaiterez inclure des informations quantitatives et qualitatives sur les performances passées, telles que :
- Quantitatif: Nombre d’abonnés, nombre moyen de messages entrants par mois, analyses pertinentes
- Qualitatif: Aperçu des campagnes passées, analyse SWOT par canal
Description et objectifs du projet
Il s’agit de la section la plus importante de votre DP. Les services de médias sociaux peuvent inclure de nombreux livrables différents, alors soyez aussi clair que possible ici. Avez-vous besoin d’une gestion de profil continue ? Engagement du public ? Analytique? Plus vous serez précis, plus il sera facile de trouver le bon fournisseur.
En ce qui concerne les objectifs des médias sociaux, respectez les objectifs généraux. Permettez au soumissionnaire de revenir vers vous avec des objectifs SMART, en lui offrant suffisamment de flexibilité sur la manière dont il souhaite aborder le projet.
Jalons et délais du projet
Les fournisseurs que vous contacterez établiront probablement leur propre calendrier de projet en fonction de votre demande, mais ils auront besoin de détails pour le faire.
Incluez une date de début de projet idéale et toute information urgente. Par exemple, si votre projet est lié à une initiative marketing plus large lancée à une date précise, les fournisseurs auront besoin de ce contexte pour créer un calendrier précis.
Si vous recherchez des services continus de gestion des médias sociaux, passez en revue vos flux de travail actuels. Où le processus d’approbation du contenu s’intégrera-t-il ? Dans combien de temps serez-vous en mesure de fournir des commentaires ?
Cela permet également aux fournisseurs qui ne peuvent pas respecter vos délais de se retirer du processus pour éviter de faire perdre du temps à qui que ce soit.
Preuve de travail
La preuve de travail (ou les qualifications du soumissionnaire) donne aux fournisseurs la possibilité de défendre votre entreprise.
Demandez toute information d’expérience spécifique (témoignages, études de cas, références, etc.) dans cette section. Si vous êtes dans une industrie de niche, vous voudrez peut-être demander des exemples spécifiques de travaux antérieurs liés à votre entreprise.
Les agences conservent souvent ces informations sur leur site Web. Néanmoins, l’inclure dans votre appel d’offres sur les réseaux sociaux peut vous permettre de mieux comprendre avec qui vous travaillez et comment ils fonctionnent.
Termes de l’accord
Le choix d’un nouveau fournisseur est également une décision juridique. Le contrat final devra être approuvé par votre équipe juridique avant que vous puissiez le signer.
Il n’y a rien de pire que d’être prêt à lancer un projet et de se heurter à un obstacle juridique frustrant. En demandant à l’avance les conditions de l’accord, vous pouvez prendre une longueur d’avance sur l’examen de la demande. De cette façon, vous pouvez résoudre tous les problèmes lors du processus de sélection.
Calendrier de paiement
Votre échéancier de paiement dépendra de la portée de votre projet. Par exemple, les services continus peuvent être facturés à l’heure, mais les services basés sur des campagnes peuvent être facturés par étape. En règle générale, les fournisseurs exigeront également un acompte basé sur un pourcentage pour commencer un projet.
Points de contact
Un point de contact unique peut faire des merveilles lorsqu’il s’agit de limiter la confusion. Dans cette section, indiquez un point de contact pour le processus de vente et un autre pour une fois le contrat signé. Laissez de l’espace pour que le soumissionnaire fasse de même. Lorsqu’il est temps de fixer une réunion, vous saurez exactement à qui vous vous adressez.
Prochaines étapes
Demandez au soumissionnaire de décrire comment il aimerait aller de l’avant après l’examen de la proposition. Chaque agence aura son propre processus.
Pour suivre l’évolution du processus, créez un tableau de bord de sélection des fournisseurs qui répertorie tous vos critères d’appel d’offres. Incluez des colonnes pour chaque fournisseur, afin que vous puissiez conserver un aperçu rapide de qui répond à vos différents besoins. Vous pouvez également utiliser cette feuille pour suivre où en est votre équipe dans le processus de sélection.
Prêt à créer votre prochain appel d’offres pour les médias sociaux ?
Le bon appel d’offres sur les réseaux sociaux peut vous permettre d’obtenir d’excellentes offres qui conduisent à des résultats de projet encore meilleurs. Créez le vôtre en utilisant ce modèle parallèlement aux directives ci-dessus. Vous ferez le tri parmi des perspectives uniques pour relever vos défis marketing en un rien de temps.
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