Si vous avez plusieurs personnes dans votre équipe sociale, vous avez probablement déjà engagé de nombreuses collaborations sur les réseaux sociaux. Et bien que le travail d’équipe puisse souvent conduire à de nouvelles idées et à un meilleur retour sur investissement, il peut également être difficile de réussir efficacement. Qui est responsable de quoi? Et quels outils devez-vous utiliser pour partager la charge?

La collaboration sur les réseaux sociaux peut être encore compliquée par le travail à distance. Comment devriez-vous rester connecté à votre équipe lorsque vous n’êtes pas au bureau ensemble?

Nous avons ce qu’il vous faut. Dans cet article, nous vous proposerons nos meilleurs conseils et outils pour une collaboration réussie sur les réseaux sociaux.

Le but? Pour augmenter la productivité de votre équipe de médias sociaux grâce à un travail d’équipe efficace.

Collaboration sur les réseaux sociaux: un processus étape par étape

Étape 1: définir les rôles et les affectations

La première étape pour assurer une collaboration réussie sur les réseaux sociaux au sein d’une équipe consiste à attribuer des rôles. Le but ultime de cette étape est de s’assurer que:

• Les membres de l’équipe ont une charge de travail équilibrée.
• Chaque réseau social a une couverture équilibrée.
• Quelqu’un est responsable de toutes les tâches.
• Quelqu’un modère la messagerie sortante pour assurer la cohérence de la marque.
• Chaque membre de l’équipe dispose d’un membre suppléant pour prendre ses fonctions en cas de maladie ou de vacances.

Pour faire bouger les choses, vous pouvez interroger votre équipe de gestion des médias sociaux. Posez-leur les questions suivantes:

• Qu’est-ce qu’ils aiment dans ce qu’ils font actuellement?
• Que voudraient-ils changer?

Vous pouvez même leur donner des tests de personnalité. Découvrez les types de tâches qui leur conviennent le mieux. Quel type de récompense les motive le mieux? Vous pouvez choisir le Type MBTI rapport, le Gallup CliftonStrengthsou des évaluations similaires de la personnalité au travail.

Alternativement, vous pouvez parcourir et répertorier les tâches les plus importantes des médias sociaux pour votre entreprise. À partir de là, assurez-vous que quelqu’un est affecté à chacun d’eux. Vous pouvez y travailler en premier, ou vous pouvez y travailler au cours de l’étape suivante.

Certaines tâches courantes pour votre équipe peuvent inclure création de contenu, Planification, engagement, Service Clients, gestion des parties prenantes, et plus.

Étape 2: Établir des processus et des lignes directrices sur les médias sociaux

L’étape suivante consiste à établir un guide de processus pour votre équipe de gestion des médias sociaux. Votre guide expliquera comment des situations spécifiques doivent être traitées par votre équipe.

Votre guide de processus peut également servir de guide de formation pour les nouveaux membres de votre équipe de gestion sociale. Il peut également aider une personne à gérer les tâches d’une autre personne lorsqu’elle est malade ou en vacances.

Voici quelques exemples de processus spécifiques que vous voudrez peut-être décrire, en fonction des besoins de votre entreprise. Vos processus devront peut-être être revus et mis à jour fréquemment. Basez la fréquence des mises à jour sur les modifications apportées aux réseaux sociaux, aux outils de gestion sociale et aux objectifs de votre entreprise.

Campagnes et promotions sur les réseaux sociaux

Toutes les campagnes et promotions sur les réseaux sociaux ne se ressembleront pas, mais le processus le sera. Décrivez le processus de création de vos campagnes, de la création de contenu à l’enregistrement des mesures de réussite.

Rapports d’analyse mensuels

Compilez une liste des rapports d’analyse des réseaux sociaux à exécuter chaque mois en fonction des objectifs de votre entreprise. Selon les réseaux sociaux et les outils que vous utilisez, vous pouvez avoir plusieurs sources de données. Créez un modèle pour résumer les données et une liste de qui doit recevoir les rapports.

Demandes de vente

Décrivez les étapes pour interagir avec un client potentiel sur chaque réseau social. Votre entreprise a-t-elle plusieurs représentants commerciaux? Il doit inclure des personnes ou des services spécifiques qui doivent être informés d’une demande de vente.

Demandes de service client

Il en va de même pour les représentants du service client. Avez-vous des personnes spécifiques qui s’occupent du suivi des commandes, des retours, des remplacements, des réparations et d’autres demandes? Décrivez les étapes à suivre pour résoudre un problème de service client, y compris les personnes à inclure dans la conversation.

Questions au PDG

Y a-t-il une ou plusieurs personnalités publiques dans l’entreprise? Décrivez le processus de réponse aux questions ou aux commentaires destinés à vos dirigeants de c-suite.

Gestion de crise

Avez-vous réfléchi à la manière dont votre entreprise gérerait une crise sur les réseaux sociaux? Décrivez le processus pour savoir avec qui vous coordonneriez les messages, les déclarations officielles et les réponses aux questions.

Nouvelle revue des réseaux sociaux

De nouveaux réseaux sociaux apparaissent régulièrement. La question est: valent-ils le temps de votre équipe? Décrivez le processus d’examen de la valeur potentielle d’un nouveau réseau social pour votre entreprise.

Nouvel examen des outils sociaux

Comme les nouveaux réseaux sociaux, les nouveaux outils de médias sociaux doivent être évalués pour leur prix par rapport à leur valeur. Même s’il s’agit d’outils gratuits, la courbe d’apprentissage de tout outil est un investissement en temps. Assurez-vous que cela en vaut la peine pour votre équipe et les médias sociaux.

En plus de vos processus de médias sociaux, vous voudrez peut-être avoir des directives supplémentaires sur les médias sociaux. Ces directives couvrent les règles pour votre équipe de gestion des médias sociaux. Ils s’appliqueraient également à toute personne qui utilise les médias sociaux pour représenter votre entreprise.

Pensez à la façon dont l’utilisation personnelle et professionnelle des médias sociaux se recoupe dans votre entreprise. S’il y a des conflits possibles, ils doivent être traités dans vos directives.

Étape 3: créer un guide de style de médias sociaux

Une fois que vous avez décrit vos processus, vous pouvez les affiner davantage en écrivant un guide de style de médias sociaux. Cela couvrira la voix, le ton et la langue que votre équipe de gestion des médias sociaux utilisera, en gardant une cohérence entre les membres de l’équipe.

Vous ne savez pas ce que votre guide de style devrait inclure? Voici quelques idées.

• Noms de société, de produit et / ou de service de marque. Vous voulez que tous les membres de votre équipe soient cohérents lorsqu’ils se réfèrent aux aspects les plus importants de votre marque.
• Ce que votre entreprise préfère appeler ses clients (clients, patients, familles, etc.).
• Le ton général du dialogue de votre équipe. Doit-il s’agir d’une entreprise formelle? Vêtement décontracté? Amical? Marrant? Technique?
• Évaluation globale du contenu? G, PG, PG-13, etc., selon les mèmes, citations, articles de blog et autres contenus sociaux.
• L’utilisation de filigranes, de bordures, de signatures, de couleurs et d’autres marqueurs de marque.

Étape 4: configurer votre calendrier de médias sociaux

Planifiez vos campagnes et promotions sur les réseaux sociaux pour l’année avec un calendrier de réseaux sociaux. Cela aidera votre équipe de médias sociaux à rester sur la bonne voie avec la publication. Il aidera également toute personne extérieure à votre service qui assiste avec le contenu, le référencement et d’autres parties de vos campagnes.

Assurez-vous que l’un des membres de votre équipe est chargé de la tenir à jour.

Étape 5: organiser des réunions d’enregistrement régulières

La reddition de comptes est importante lorsque vous travaillez à domicile ou même dans un grand bureau. La connexion l’est aussi.

Organisez des réunions d’enregistrement hebdomadaires avec un plan de discussion et des objectifs. Chaque membre de votre équipe devrait partager ses succès et les domaines où il a besoin d’aide. Tout le monde devrait repartir avec un plan d’action et quelque chose à rapporter lors de la prochaine réunion.

Étape 6: Organisez également des réunions d’enregistrement avec les parties prenantes

Les équipes de médias sociaux doivent travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’entreprise pour produire des messages marketing cohérents. Des réunions d’enregistrement régulières avec ceux qui dirigent d’autres canaux de marketing et de publicité garantissent une collaboration et une communication fluides.

Les modifications apportées à l’horaire d’un autre service marketing peuvent affecter votre calendrier. Assurez-vous donc que tout le monde reste organisé lors de ces réunions.

Étape 7: Choisissez les meilleurs outils de gestion des médias sociaux

Le meilleur outil de gestion des médias sociaux permettra à votre équipe de gérer les activités cruciales des médias sociaux à partir d’un seul tableau de bord, avec ses propres connexions et responsabilités. L’outil que vous choisirez dépendra de divers facteurs.

• Le nombre de réseaux sociaux que votre entreprise utilise activement.
• Les fonctionnalités que votre entreprise utilise sur chaque réseau social (publications, groupes, publicité, etc.).
• Le nombre de personnes qui ont besoin d’accéder à votre outil de gestion des médias sociaux.
• Les fonctionnalités que vous souhaitez sortir d’un outil de gestion des médias sociaux.
• Le budget que vous devez dépenser chaque mois pour la gestion des réseaux sociaux.

Commencez par ces choses à l’esprit. En termes de fonctionnalités, ce sont les questions à se poser lors de l’évaluation d’un nouvel outil de gestion des médias sociaux.

• Voulez-vous un outil pour vous aider à publier de nouveaux messages sur vos réseaux sociaux?
• Voulez-vous un outil qui permettra de modérer tous les messages pour approbation?
• Voulez-vous un outil pour vous aider à gérer les messages directs vers et depuis votre entreprise?
• Voulez-vous un outil pour vous aider à gérer vos annonces sur les réseaux sociaux?
• Voulez-vous un outil pour vous aider à créer des rapports d’analyse des médias sociaux en profondeur?
• Voulez-vous un outil pour vous aider à sécuriser les médias sociaux de votre entreprise?

Parcourez ensuite la liste des outils de gestion des médias sociaux les plus populaires pour faire correspondre vos besoins à leurs fonctionnalités. Nous ne pouvons pas empêcher de mentionner Hootsuite.

En ce qui concerne les outils de collaboration sur les réseaux sociaux, Hootsuite gestion d’équipe Les fonctionnalités vous permettent de définir des niveaux d’autorisation personnalisés pour chaque membre de l’équipe, de vous attribuer des tâches, de partager une bibliothèque de contenu approuvé et de surveiller les messages entrants et sortants.

Les équipes sociales peuvent même collaborer en déplacement à partir de leurs appareils mobiles. La vidéo ci-dessous montre à quel point il est facile d’attribuer des messages aux membres de l’équipe si vous êtes coincé chez le dentiste (ou autrement incapable) – et bien plus encore.

Mais, quel que soit l’outil de collaboration sur les médias sociaux que vous choisissez, assurez-vous qu’il offre suffisamment de fonctionnalités pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Plus important encore, assurez-vous que cela améliore les médias sociaux de votre entreprise.

Étape 8: Choisissez les meilleurs outils de communication

Le bon outil de communication facilitera la collaboration sur les réseaux sociaux. Permettre à votre équipe de se parler et de s’envoyer des GIF, peu importe où ils se trouvent ou à quel point ils sont occupés, vous aidera à rester connecté à plusieurs niveaux.

L’outil que vous choisissez pour votre équipe dépendra de plusieurs facteurs:

• Le niveau de sécurité dont vous avez besoin grâce à un outil de communication.
• Le nombre de personnes qui ont besoin d’accéder à votre outil de communication.
• Les fonctionnalités que vous souhaitez sortir d’un outil de communication.
• Le budget que vous devez dépenser chaque mois en outils de communication.

Lieu de travail par Facebook

Vous savez que vos employés sont probablement déjà sur Facebook Messenger. Pourquoi ne pas prendre une plate-forme à laquelle ils sont habitués et la rendre conviviale?

Lieu de travail par Facebook vous permet de créer un environnement Facebook pour votre organisation avec des groupes, des chats et des appels vidéo. Ils offrent des plans gratuits et des plans à partir de 4 $ par personne et par mois.

Mou

Mou est une autre plate-forme freemium, avec des plans gratuits et des plans à partir de 6,67 $ par mois. Leur outil gratuit vous permet d’organiser des conversations par sujet dans des canaux. Avec le forfait payant, vous avez accès à des fonctionnalités telles que l’historique illimité des messages, les appels vidéo de groupe et le partage d’écran.

Skype

Skype est une autre plateforme de communication célèbre pour le chat vidéo. Bien qu’il n’ait pas la même organisation de groupe ou de chaîne que Facebook et Slack offrent, il propose un chat vidéo et des appels de groupe gratuits.

Étape 9: Choisissez les meilleurs outils de gestion de projet

Le meilleur outil de gestion de projet vous aidera à gérer le flux de travail des campagnes et promotions sur les réseaux sociaux. Si vous travaillez avec des rédacteurs, des graphistes et d’autres personnes en dehors de votre service, ils peuvent être ajoutés au flux de travail. L’outil que vous choisirez dépendra de divers facteurs.

• La façon dont vous souhaitez que vos projets soient visualisés / organisés.
• Le niveau de sécurité dont vous avez besoin grâce à un outil de gestion de projet.
• Le nombre de personnes qui ont besoin d’accéder à votre outil de gestion de projet.
• Les fonctionnalités que vous souhaitez sortir d’un outil de gestion de projet.
• Le budget que vous devez dépenser chaque mois en outils de communication.

Trello

L’un des meilleurs outils de gestion de projet comprend Trello, qui vous permet d’organiser vos projets avec des listes et des fiches. À l’intérieur de chaque carte, vous pouvez créer des dates d’échéance, des listes de tâches individuelles et attribuer des tâches aux membres. Trello offre un plan gratuit et des plans à partir de 9,99 $ par mois.

Projets Zoho

Projets Zoho, classé n ° 1 par PC Mag, est un autre outil de gestion de projet freemium. Après le plan gratuit, les plans commencent à 3 $ par utilisateur et par mois. Les fonctionnalités incluent des diagrammes de Gantt, des tâches automatisées, des feuilles de temps et l’intégration d’applications.

Étape 10: Choisissez les meilleurs outils de partage de documents et de fichiers

Les meilleurs outils de partage de documents et de fichiers vous permettront d’obtenir du contenu pour vos campagnes sur les réseaux sociaux. Bien qu’il existe de nombreux choix, l’un des outils les plus couramment utilisés est la suite d’outils Google.

Google Drive

Google Drive permet aux utilisateurs personnels et professionnels de stocker des fichiers et des documents. Vous pouvez aussi utiliser:

• Google Docs pour créer des documents et du contenu PDF / ebook.
• Google Sheets pour les feuilles de calcul.
• Présentation Google pour les diaporamas.
• Formulaire Google pour les enquêtes.

Google Docs est l’outil incontournable pour la plupart des créateurs et éditeurs de contenu. C’est grâce aux fonctionnalités simples d’édition et d’historique des versions.

Étape 11: Choisissez les meilleurs outils de conception

Enfin et surtout, vous devez créer un excellent contenu pour vos campagnes sur les réseaux sociaux. Obtenez les meilleurs outils de conception possibles.

Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud est une suite personnalisable d’outils de conception professionnelle. Créez des graphiques, des images, des mises en page, des photos et des vidéos incroyables. Le prix pour les 20+ applications de bureau et mobiles est de 52,99 $ par mois. Vous pouvez également obtenir une ou deux applications à la fois, en fonction de vos besoins créatifs.

Canva

Vous cherchez quelque chose de plus simple? Canva est un outil de conception freemium qui vise à fournir des conceptions professionnelles à des non-concepteurs. Vous pouvez obtenir toutes leurs fonctionnalités pour le travail pour 9,95 $ par mois ou 30 $ par mois pour les utilisateurs d’entreprise.

La collaboration sur les médias sociaux peut réussir avec les bons processus en place, les outils en main et des rôles et responsabilités définis. Que vous travailliez à distance ou ensemble dans un bureau, votre équipe devrait voir une plus grande collaboration et un travail d’équipe plus efficace en un rien de temps.

Rationalisez le processus de collaboration de votre équipe de médias sociaux à l’aide de Hootsuite. Attribuez les messages entrants aux membres de l’équipe, modifiez le travail de chacun, approuvez les versions finales et planifiez les publications sur tous vos réseaux sociaux à partir d’un tableau de bord. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

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