Au sein de l’équipe Buffer Advocacy, nous avons expérimenté différents formats de formation, notamment la formation en direct lors de rencontres, la formation sur zoom, les discussions éclair et les formations enregistrées. S’entraîner ensemble en équipe favorise souvent un sentiment de communauté et est énergisant ! En revanche, regarder une vidéo d’entraînement seul peut sembler isolant, et nous n’avions pas tout à fait déchiffré le code sur le suivi avec d’autres coéquipiers ou l’entraîneur. Au début de cette année, nous avons eu la chance d’explorer de nouvelles idées de formation pour notre équipe à distance.
Juliet Chen, Senior Customer Advocate chez Buffer, et moi avons été chargés de créer une série de formations en quatre parties pour aider l’équipe Advocacy avec des stratégies autour de la productivité et de l’organisation. Au fur et à mesure que l’équipe s’est agrandie, nous avons élargi notre couverture à travers le monde. Nous avons maintenant des coéquipiers qui ne se chevauchent presque pas, allant de tous les fuseaux horaires aux États-Unis, en Europe et au Ghana, à nos coéquipiers à Dubaï, au Brunei, en Thaïlande et en Australie. Cela signifie que les sessions de formation en direct sur Zoom sont devenues plus difficiles à planifier.
Lors de la planification des sessions de formation, nous avons immédiatement reconnu que quatre sessions de formation en direct pourraient ne pas être réalistes et ne seraient pas inclusives pour toute l’équipe. La formation asynchrone (async) était la plus logique pour nous.
Mais nous savions également que de nombreux coéquipiers auraient des informations précieuses à partager avec l’équipe et nous voulions en tirer parti. Nous avons reconnu qu’il n’y a pas de stratégies « correctes » pour la productivité et l’organisation, nous voulions donc être sûrs de faire émerger différentes perspectives à travers cette série de formations.
Aussi, comment pourrions-nous éviter l’isolement que les gens ressentent lorsqu’ils s’entraînent seuls ? Nous voulions également donner à chacun la possibilité d’interagir les uns avec les autres, de ressentir un sentiment d’unité et de s’enthousiasmer pour les sujets de formation. Nous devions trouver une manière attrayante de présenter les informations et d’encourager la participation.
Pour relever tous ces défis, nous avons eu quelques séances de remue-méninges et avons proposé des idées de formatage et de participation que nous serions ravis de partager avec vous.
La formule de formation
Bien que nous ayons eu des sessions de formation ponctuelles de manière asynchrone dans le passé, nous n’avions jamais fait une série de formations avec un calendrier de participation défini auparavant. Pour lancer la formation, nous avons publié une courte introduction Thread (Threads est le principal outil que nous utilisons pour communiquer de manière asynchrone chez Buffer) à l’équipe, décrivant comment elle serait présentée et comment elle pourrait participer. Nous avons également partagé tous les sujets qui seraient abordés et un calendrier :
21 janvier – 31 janvier : Planification d’une synchronisation 1:1 productive avec votre responsable du plaidoyer
31 janvier – 14 février : Suivre les communications avec Buffer
Du 14 février au 28 février : Tirer parti des évaluations de performance comme passerelle vers la croissance
28 février – 14 mars : préparation des lancements de produits
Tout au long du trimestre, nous avons offert une nouvelle formation toutes les deux semaines qui s’inscrivait dans le thème général de la productivité, de la communication et de l’organisation. Nous espérions que cela encouragerait l’équipe à poursuivre la réflexion sur ces sujets et favoriserait le partage et l’apprentissage pendant plusieurs semaines.
Chaque formation a décrit les attentes de l’entreprise tampon ou de l’équipe de plaidoyer, puis le formateur a partagé des stratégies, des techniques et des conseils. Il a été rédigé dans un format de style article sans modèle ni directives ou règles spécifiques, ce qui nous permet d’écrire dans notre propre style de conversation. Nous avons également proposé des captures d’écran, des ressources de support (telles que des articles de blog et des articles d’autres acteurs de l’industrie) et même des gifs amusants.
Comment nous avons encouragé la participation
À la fin de la formation, nous l’avons ouverte aux soumissions de tout coéquipier qui souhaitait également partager ce qui a fonctionné pour lui.
Nous avons demandé à l’équipe de suivre la formation de deux manières :
- Créer leur propre soumission avec des conseils d’organisation ou des stratégies qu’ils utilisent avec succès
- Commenter ou partager des commentaires sur la formation ou sur les soumissions d’autres coéquipiers
Lorsque nous avons demandé des soumissions, nous avons décidé des paramètres suivants :
- Nous avons encouragé (mais n’avons pas exigé) que tous les défenseurs participent à au moins deux des quatre formations.
- Les soumissions pouvaient être soumises sous forme écrite ou vidéo – nous voulions leur donner la possibilité de partager de la manière la plus confortable.
- Nous avons donné un délai de deux semaines pour les soumissions car nous avions prévu de les inclure dans notre wiki avec la formation une fois la session terminée.
- Nous leur avons demandé de soumettre directement dans le fil afin que tout le monde puisse voir la formation et les soumissions en un seul endroit. Nous espérions que cela encouragerait également la conversation et les commentaires.
Au fur et à mesure que les sessions de formation progressaient, nous avons vu des soumissions incroyables de certains défenseurs qui avaient plusieurs stratégies à partager avec l’équipe. Certaines étaient très détaillées, décrivant tout un processus, tandis que d’autres étaient des méthodes simples (mais efficaces) qui apportaient une réelle valeur ajoutée.
D’autres défenseurs ont simplement ajouté un commentaire d’éloge ou de validation indiquant qu’ils ont également utilisé les mêmes stratégies à bon escient ou appris quelque chose de nouveau grâce à la formation ou aux soumissions de leurs coéquipiers.
Ces soumissions ont été ajoutées (avec crédit) à la formation lorsque nous les avons déplacées vers le Wiki de notre équipe interne et nous espérons que tous les nouveaux coéquipiers qui les liront bénéficieront des soumissions ajoutées de leurs pairs.
Ce que nous avons appris
Notre formation la plus populaire a été créée par Darcy Peters, responsable de la défense des intérêts des clients, sur «l’utilisation des évaluations de performance comme passerelle vers la croissance». L’écoute de stratégies et de techniques spécifiques du point de vue d’un gestionnaire a été inestimable pour de nombreux défenseurs.
« Wow, je suis étonné de voir à quel point votre système est bien développé, Darcy ! Vous avez pensé à tout. —Julia Cummings
Nous étions ravis de voir autant de défenseurs lire les formations et répondre positivement tout au long de chaque fil de formation. Nous avons également reçu d’excellents commentaires sur la série de formations dans son ensemble.
« Je voulais vous faire savoir que ces formations ont personnellement eu un impact énorme. J’avais l’impression que chacun atterrissait avec moi juste au moment où je devais me concentrer sur ce domaine – pour une raison ou une autre. —Dave Chapman
« Ces formations ont été incroyablement précieuses et perspicaces ! » —Essence Mohammed
Mise en page
Dans le passé, nous avons identifié que beaucoup de nos coéquipiers apprennent très différemment les uns des autres. Certains apprennent mieux en écoutant un conférencier ou en regardant une vidéo, tandis que d’autres préfèrent lire, par exemple. Cela peut être délicat lors du choix du meilleur format de formation pour toute l’équipe.
Maintenant que nous avons essayé un format purement écrit, nous aimerions expérimenter d’autres formats dans les futures formations asynchrones. Certaines idées consistent à proposer un message écrit, mais également à inclure une version audio ou vidéo du formateur lisant le message, ou peut-être même à inclure un simple diaporama.
Une autre idée serait de partager un aperçu, puis d’ajouter des informations succinctes au sujet chaque jour pendant une semaine (comme un fil Twitter). Nous continuerons à sonder l’équipe pour trouver encore plus d’idées sur la façon d’être inclusif avec tous les styles d’apprentissage tout en gardant la création de la formation aussi légère que possible pour les formateurs.
Participation
Bien que nous ayons reçu beaucoup de commentaires positifs, la participation aux soumissions n’a pas été aussi élevée que nous l’avions espéré. La boîte de réception était très occupée au cours de ces semaines et certaines personnes ressentaient un peu de fatigue de l’information avec de nombreuses nouvelles annonces et conversations qui se produisent naturellement au premier trimestre.
Peut-être une autre raison pour laquelle certains défenseurs n’ont pas proposé de soumission était qu’ils estimaient que leurs propres stratégies étaient égales à ce que nous avions proposé dans la formation. Mais s’ils n’avaient pas beaucoup de stratégies eux-mêmes et que la formation était effectivement utile, nous espérions qu’ils partageraient davantage sur ce qu’ils pourraient essayer. Nous avons vu beaucoup de réactions emoji positives, mais nous espérions toujours que davantage de personnes participeraient en répondant directement au fil.
Dans cet esprit, nous prévoyons de clarifier davantage la définition de « soumission » pour encourager plus de participation et de convivialité. Nous voulons surtout que nos coéquipiers continuent d’avoir la chance de partager leurs réflexions et d’apprendre les uns des autres.
Pour les futures formations asynchrones, nous demanderons aux Advocates de simplement « cocher » qu’ils ont lu la formation, puis de choisir l’une des méthodes de soumission suivantes :
- Ajouter une nouvelle stratégie ou technique qui fonctionne bien pour eux
- Ou, identifiez une stratégie que nous avons présentée qu’ils aimeraient adopter dans leur propre style de travail et pourquoi ils pensent que cela pourrait fonctionner pour eux ou comment ils vont la mettre en œuvre.
Nous allons également explorer les moyens de faire un suivi avec l’équipe plusieurs semaines après la formation pour voir comment les stratégies les ont aidés.
Regarder vers l’avant
Nous avons pris un gros risque en proposant toute une série de formations asynchrones pendant un trimestre complet, mais nous avons beaucoup appris et nous avons constaté de grands avantages pour l’équipe.
Tout le monde a eu le même temps pour assimiler le matériel et participer, et les coéquipiers qui souhaitaient partager leurs propres stratégies et astuces ont eu le temps d’articuler ces réflexions. Cela nous a empêché d’ajouter quatre réunions supplémentaires au calendrier de chacun – l’équipe pouvait programmer la formation en fonction de ce qui fonctionnait le mieux pour elle.
Enfin, la formation et les précieuses soumissions de l’équipe ont été faciles à ajouter à notre wiki en tant que ressources pour tout nouveau coéquipier arrivant après la fin de la session de formation.
Dans l’ensemble, nous sommes ravis de l’avenir de la formation asynchrone pour l’équipe de plaidoyer et nous sommes impatients d’essayer de nouveaux formats et idées de soumission !
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